Nya fakturakrav för offentlig sektor nästa år

Första april nästa år blir det lag på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med e-faktura. Då måste över 200 000 företag börja skicka e-fakturor till sina offentliga kunder. Ekonomistyrningsverket (ESV) rekommenderar att alla offentliga organisationer och leverantörer börjar förbereda sig för att klara de nya lagkraven.

Kravet på att skicka e-faktura gäller alla upphandlingar som påbörjas efter den 1 april 2019. Lagen påverkar dock inte befintliga avtal. E-fakturorna måste även följa en ny europeisk standard som etableras i Sverige under 2018. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor lever inte upp till lagkraven.

– En europeisk standard underlättar e-faktureringen för både offentliga köpare och deras leverantörer eftersom de kan hantera e-fakturorna på liknande sätt, även om de har olika kommersiella lösningar. Det minskar behovet av tekniska anpassningar och företag som redan skickar e-faktura kan fortsätta använda sina befintliga lösningar, säger Anderz Petersson, projektledare på ESV.

Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.

– Syftet med lagen är inte att driva in böter, utan förhoppningen är att det ska gå att lösa med dialog och stöd. Företag som redan har ett systemstöd för e-fakturering bör fråga sin leverantör av ekonomisystem eller faktureringstjänst om de kan hantera e-fakturor enligt den nya europeiska standarden, säger Anderz Petersson.

Leverantörer kan klara kraven genom att använda en så kallad fakturaportal. Alla offentliga organisationer ska erbjuda en sådan portal till företag som inte har något systemstöd för e-faktura och bara skickar ett fåtal fakturor till offentliga kunder.

ESV har arbetat med e-handelsfrågor i över 10 år. För att underlätta övergången till obligatorisk e-faktura stödjer ESV såväl leverantörer som offentlig sektor att förbereda sig för den nya lagen. Den 1 september flyttar frågorna från ESV till den nya Myndigheten för digital förvaltning (DIGG).